De IJsselmeerdijk heeft inzicht en overzicht

“Voorspelbaar werken en verrassingen achteraf voorkomen”

“Om niet gek te worden! Dat is in het kort het antwoord op de vraag waarom we met SE begonnen. Als je kijkt met hoeveel issues je op 17,5 kilometer dijk te maken krijgt… Dat wil je goed vastleggen in een duidelijke systematiek. Oftewel: herleidbaar en eenduidig.” Aan het woord is projectmanager Teun. Maar pakt deze verwachting in de praktijk ook goed uit? “Zeker. Als bestuurders nu vragen hoe hun opmerking of wens is verwerkt, kunnen we dat eenvoudig terugvinden. We kunnen concreet verantwoorden wat we doen. Het is heel prettig dat we op elk moment kunnen aantonen wat we met welke eisen hebben gedaan en hoe en wanneer ze in het systeem zijn beland.”

Vertrouwen vanuit de organisatie

In één keer het juiste ontwerp maken en faalkosten voorkomen. Dat is in een notendop waarom de mannen inzetten op de SE-aanpak. Rob: “Daarbij weten we nu al heel goed hoe de dijk in elkaar zit. We hebben een goed beeld van de functies, de raakvlakken en de belangen. We weten waar we het over hebben en kunnen heldere focus aanbrengen voor de volgende fase.” Teun: “We merken dat dit de ambtelijk opdrachtgever en mensen in de organisatie het vertrouwen geeft dat we het goede aan het doen zijn.” Een belangrijke bijkomstigheid is dat er geen verrassingen achteraf opduiken. Teun: “Omdat we alle slapende honden bijtijds hebben wakker gemaakt, worden we niet overvallen door stakeholders met nieuwe inzichten. Dat voorkomt verrassingen later in je proces en die voorspelbaarheid werkt een stuk prettiger.”

Knoppenvrees oplossen

“Zonder SE zouden we met flinke achterstand de volgende fase ingaan”, vermoedt Rob. “Nu hebben we de eisen, stakeholderverslagen en meer al goed vastgelegd. Daarmee ligt er een basis voor het specificatiesysteem.” De overstap naar Relatics, waarin dit alles is vastgelegd, ging overigens niet vanzelf. Waarschijnlijk was knoppenvrees hier ook debet aan. Het projectteam loste dit op door een centrale persoon aan te stellen als ‘knoppenpiloot’ voor de tooling. De overige mensen kennen het systeem, maar werken er beperkt mee. Zij kunnen hun zaken aanleveren bij een centrale Relatics-expert. Dat maakt het werk laagdrempeliger. Teun: “Niet iedereen heeft affiniteit met zo’n systeem, maar iedereen wil graag het overzicht en zorgen dat er geen relevante gegevens verloren gaan.”

Vroegtijdig klanteisen- en ontwerpspoor verbinden

Een volgend project zouden Rob en Teun nog eerder willen starten met het inrichten van de SE-processen. Rob: “Zodat we het klanteisen- en ontwerpspoor vroeg verbinden.” Teun: “Daarbij zou ik het omgevingsteam afspraken laten maken over de verwerking van klanteisen. Zodat heel duidelijk is wat je aan het einde van de verkenningsfase precies wilt hebben, zoals een rudimentaire vorm van de beheersovereenkomst met je stakeholders. Je start dan eerder met het opzetten en vraagt concrete output. Daardoor kun je hopelijk met nog minder producten en stappen het proces doorlopen. Dat vind ik sowieso wel prettig: het aantal producten zo beperkt mogelijk houden.”

Behapbaar houden en kleine stappen

Het ondersteunen van mensen in de toepassing is essentieel. Het IPM-team van de IJsselmeerdijk volgde samen een cursus om zo aan een gemeenschappelijke taal en een gemeenschappelijk denkkader te werken. Daarbij is het belangrijk de zaken zo simpel mogelijk te houden. En de theorie en processen steeds duidelijk te verbinden met zaken op het project. Teun: “De term ‘SE’ is best abstract. Maak daarom zo concreet mogelijk hoe de SE-elementen terugkomen in de werkzaamheden. Leg zaken zo eenvoudig uit als mogelijk. Ik ben blij dat HEEL er is; dat ondersteunt ons met producten en structuren. Ook helpend voor de gezamenlijke dialoog is een helder en dominant schema dat toont hoe zaken werken en zich verhouden – zoals de geHEEL-platen (*). Net als de woorden waar de afkorting voor staat: Herleidbaar, Eenduidig en Expliciet. Dat zouden we hier op het project eigenlijk dagelijks als een mantra moeten herhalen.”

Aandacht erop houden en herhalen

Verder belangrijk bij het invoeren van de werkwijze: behapbare stappen zetten en niet alles in één keer willen doen. Rob: “Daarom hebben we in de verkenningsfase heel gericht bepaalde aspecten stevig opgepakt. En dat doen we in de planuitwerkingsfase opnieuw.” Daarnaast is de aandacht erop houden en herhalen van belang. “In hectische periodes trek je soms een sprintje en laat je andere zaken los. Maar daarna moet je weer de tijd nemen om orde op zaken te stellen. Het hoort bij mijn rol als projectmanager om dan vast te houden aan structuren en afspraken,” meent Teun. “Wat ook helpt is dat Rob op het project te pas en te onpas met SE op de proppen komt. Het is de onderlegger van veel zaken waar we aan werken. Net als bij thema’s als duurzaamheid helpt het als je iemand hebt die steeds de aandacht op een onderwerp houdt.” Rob: “En nu we de ervaring hebben, kunnen we het straks nog makkelijker toepassen. Niet alleen bij dijkversterking, maar ook bij zuiveringen. Met betrokkenheid van het brede waterschap. SE is namelijk in veel meer gevallen nuttig om aan een project toe te voegen.”