Inmiddels hebben heel wat bedrijven in de GWW-sector ervaring opgedaan met de toepassing van SE. Dat geeft zicht op acties die werken én op zaken die minder effectief zijn. Hieronder een aantal belangrijke valkuilen en beginnersfouten om te voorkomen. Voorzien van tips die beschrijven wat wél werkt.
Eén SE’er aanstellen die het regelt voor de organisatie
SE is een werkwijze en hangt daarmee – net als projectmanagement of kwaliteitsmanagement – niet aan één
persoon. Investeer in het invoeren van de werkwijze en ondersteun de betrokkenen met training en eventueel
coaching. Natuurlijk kan een SE’er worden aangesteld om mensen verder te helpen en te adviseren, en de
implementatie te stimuleren. Het is echter van belang dat diverse rollen en afdelingen met SE aan de slag gaan.
Streef dus naar SE-competenties in je organisatie en in de uitvraag richting opdrachtnemers.
De verantwoordelijkheid bij de opdrachtnemer leggen
Wanneer je een opdrachtnemer vraagt om SE toe te passen, helpt het als je weet wat je vraagt. En als je zelf weet
hoe je (jouw deel van) de werkwijze toe kunt passen. Zodat je de SE-werkwijze zelf kent en een professionele
gesprekspartner bent en ook ziet of de opdrachtnemer de gevraagde kwaliteit levert. Daarbij is SE een proces waar
beide partijen aan bijdragen, bij voorkeur in een top-downproces. Als je pas halverwege – namelijk bij de overdracht
aan de opdrachtnemer – met SE start, dan mis je een stuk van het proces. Trek hier dus samen en qua kennisniveau
gelijkwaardig in op.
Alles tegelijk oppakken/het te groot maken
SE leent zich er prima voor om gefaseerd in te voeren; zeker op een project. Je vliegt dit stap voor stap aan
door bijvoorbeeld eerst SE mee te nemen in de uitwerking van je WBS (Work Breakdown Structure) zoals je
dat ook voor andere onderdelen, zoals onderzoeken, doet. Werk SE uit in de raming en neem het mee in je
beschikkingsaanvraag. Zorg dat de diverse IPM-rollen weten wat er van ze wordt verwacht en begin vervolgens
bijvoorbeeld met het klanteisenproces. Zo voer je de werkwijze in in het tempo waarop het project zich ontwikkelt.
Verwachten dat iedereen het kan na één training
Bij een training zit je in een trainingsbubbel en zijn de opgaven relatief goed te beantwoorden en oplosbaar. De
praktijk is vaak weerbarstiger. Niet iedereen kan meteen na één of enkele dagen training aan de slag met SE. Het
ondersteunen in de praktijk door een professional of in de vorm van coaching is een investering die zich heel snel
terugbetaalt.
Focussen op de TM
SE is een werkwijze die de hele organisatie en uiteenlopende rollen raakt.
SE er ‘even’ bij pakken
Het inkopen van expertise op het vlak van SE verdient zich al snel terug. Want hoe groot de betrokkenheid ook is,
mensen zonder ervaring SE ‘erbij’ laten pakken vraagt onnodig veel leergeld (in doorlooptijd en geld). SE vraagt een
andere manier van denken en werken, die sneller raakt ingevoerd als je hier mensen met ervaring bij betrekt. Zorg
wel dat deze experts hun kennis en kunde overdragen op de projectmedewerkers en niet alleen komen begeleiden
en hun kennis weer meenemen zodra de klus geklaard is. Vraag de experts ook om aandacht te geven aan de
structurele borging van SE.