SE invoeren is voor de meeste bedrijven een proces van jaren. Dit dient integraal opgepakt te worden, met aandacht voor processen, procedures, hulpmiddelen, kennis en cultuur. Hieronder een lijstje do’s om op in te zetten bij de invoering van SE. Deze kunnen de bedrijfsbrede implementatie ondersteunen en versnellen.
Belangrijk: Vertaal de SE-toepassing naar de eigen werkelijkheid
Voor een succesvolle in- en uitvoering van SE dient elke organisatie de methodiek te vertalen naar concrete toepassing en de eigen processen. Hoe die slag plaatsvindt, is uiteraard afhankelijk van het bedrijf en de bedrijfsprocessen.
Zet SE op de managementagenda
Betrokkenheid en geloof in SE door het management zijn essentieel voor het succesvol inbedden van deze werkwijze in de organisatie. Zet SE op de managementagenda en zorg dat medewerkers zien dat de managers ook achter de werkwijze staan. Het gaat niet alleen om de kick-off, de implementatie van SE dient langere tijd op de agenda te staan en aandacht te krijgen.
Toon de meerwaarde die SE biedt
Toon met praktijkvoorbeelden wat SE kan opleveren. Denk aan: grotere klanttevredenheid, verbetering van efficiëntie, meer grip op complexe projecten en helderheid in de samenwerking tussen partijen. Eén treffend voorbeeld is vaak overtuigender dan een uitgebreid document. Daarbij is het goed om de voordelen die op projectniveau optreden te schetsen en daarnaast te tonen welke meerwaarde SE de individuele projectmedewerker biedt.
Laat wie het heeft ervaren de voordelen vertellen; creëer rolmodellen
‘Wie eenmaal SE heeft toegepast, wil niet meer anders’, is een veelgehoorde uitspraak. Toch wil je juist de mensen die de stap naar SE nog gaan zetten, overtuigen van de meerwaarde. Het verhaal laten vertellen door ervaringsdeskundigen komt dan het dichtst in de buurt van een eigen ervaring. Creëer rolmodellen in de organisatie en laat hen anderen inspireren met hun SE-ervaring.
Stimuleer mensen om ervaringen uit te wisselen
Zorg dat mensen die met SE aan de slag zijn hun ervaringen delen met anderen. Dat kan binnen de organisatie gebeuren, maar mensen kunnen ook sparringpartners zoeken bij andere bedrijven of buiten de sector. Zoek naar samenhang en zoek breed verbinding. Gebruik hiervoor kennissessies, en intervisie of meester-gezelrelaties Dit uiteraard bij voorkeur nádat mensen de mogelijkheid hebben gehad tot een stukje ontwikkeling en opleiding in SE.
Implementeer duidelijk afgebakende producten
Het helpt mensen als ze ervaring opdoen met concrete SE-producten. Vraag daarom bij elk project om bijvoorbeeld een systeemspecificatie, risicomatrix, V&V-managementplan of Klant Eisen Specificatie. Dat zorgt het eerste halfjaar waarschijnlijk voor verschillende kwaliteitsniveaus van het product, maar dat middelt zich gedurende het leerproces uit. De inzet van best practices en toetskaders werkt daarbij ondersteunend.
Erken dat de SE-activiteiten bij verschillende rollen liggen
SE hoort niet bij een persoon, maar vraagt activiteiten van verschillende rollen binnen een organisatie. Daarbij bestaan er diverse SE-rollen, afhankelijk van de fase waarin een project zich bevindt.
Nog geen ervaring? Start met een pilotproject
Wie écht de voordelen van SE wil ondervinden doet er goed aan er in minimaal één project volledig voor te gaan. Zo’n pilotproject waarin volledig volgens de SE-aanpak wordt gewerkt, toont SE in al zijn facetten. Zet op dit project mensen in die overtuigd zijn van de mogelijkheden die de werkwijze biedt en zorg voor begeleiding door professionals die ruime ervaring met de toepassing van SE hebben. Dit om onnodig slechte ervaringen en onnodig lesgeld te voorkomen. Het kan echter ook geen kwaad om elementen of producten van SE stapsgewijs in meerdere, of zelfs alle projecten ineens te integreren.