Bij elke verandering ontstaat weerstand. Dat uit zich bij SE-projecten bijvoorbeeld in opmerkingen over de zin of onzin van SE. Hieronder lees je de meest voorkomende weerstanden. We gaan hier inhoudelijk op in. En dan blijken weerstanden vaak op misverstanden te berusten.
Bij elke verandering ontstaat weerstand. Dat uit zich bij SE-projecten bijvoorbeeld in opmerkingen over de zin of onzin van SE. Hieronder lees je de meest voorkomende weerstanden. We gaan hier inhoudelijk op in. En dan blijken weerstanden vaak op misverstanden te berusten.
Het is ingewikkeld (ook wel: technocratisch, zeer inhoudelijk, alleen voor techneuten).
Het bijzondere is dat SE júíst wordt ingezet om zaken overzichtelijker en behapbaar te maken. Natuurlijk, je moet je erin verdiepen, maar vervolgens levert het juist inzicht op en geeft het grip binnen een complexe omgeving.
TIP: Zorg voor een goede en stapsgewijze aanpak. Voer processen in op het moment dat hier behoefte aan is. En wil daarbij niet te veel processen in één keer invoeren. Zorg dat mensen voor de werkwijze gesteld staan: zorg voor een opleiding en eventueel ondersteuning door een professional. Bij voorkeur iemand die de kennis én kunde ook overdraagt op de mensen die er in de organisatie mee gaan werken.
Zo complex is ons project helemaal niet.
Echt niet? Of is het project technisch dan wel niet zo complex, maar valt er wel veel omgevingsmanagement te verrichten? Want in dat geval kan een zorgvuldig klanteisenproces veel tijd en zoekwerk verderop in het project besparen. Daarnaast: herleidbaar en gestructureerd werken is altijd effectief voor elk project. Het gaat er vooral om om niet te ver door te slaan in de methodiek. Daarnaast kan het ook zo zijn dat je veel vergelijkbare kleine projecten hebt waar je de systematiek kunt herhalen (standaardisatie van werkwijze).
Het is weer wat nieuws/wat extra’s. Ook wel: we moeten niet te veel tegelijk willen…
SE is meestal niet iets volledig nieuws. Het sluit al aan bij het gestructureerde werken dat een deel van de medewerkers al doet. SE versterkt dit en geeft hier extra gereedschappen bij. Daarbij sluit het vaak goed aan bij andere thema’s, zoals een verbetering van het projectmanagement, een professionalisering van het assetmanagement, of de ontwikkeling van informatiemanagement. Voor dat laatste kan SE de juiste structuren bieden. De plaat SE/AM/BIM laat zien hoe SE een bijdrage levert aan goed informatiemanagement en professioneel assetmanagement.
TIP: Benoem de voordelen die SE biedt en laat zien hoe het bijdraagt aan bestaande ontwikkelingen in de organisatie.
Dan mag ik zelf geen zaken meer voorschrijven. Ook wel: dan kun je niet meer bepalen wat je van de markt wilt.
Er kunnen goede redenen zijn om niet functioneel te specificeren en de bewezen oplossing voor te schrijven/uit te vragen. Dat kan en dat mag. Ook als je met SE werkt. Je bent dus niet verplícht om álles functioneel te specificeren als je al precies weet wat je wilt. SE staat los van de contractvorm en bouworganisatievorm; het is een werkwijze.
SE is vooral voor projecten.
SE is een werkwijze die de hele organisatie en uiteenlopende rollen raakt. Daarbij pas je SE toe over de hele levencyclus, waarbij de gebruiksfase een van de belangrijkste en langdurigste fasen is. Dat vraagt actieve betrokkenheid van de beheerafdeling. Door aan de voorkant van het project goed te verbinden met beheer, plukt de beheerorganisatie de vruchten in de gebruiksfase. Ook de kwaliteitsafdeling heeft baat bij goede invoering van SE. En de directie of het bestuur kan uiteindelijk veel herleidbaarder zien hoe (top)eisen in het ontwerp zijn geland.
Het kost te veel tijd.
Op de korte termijn klopt deze aanname, maar op de lange termijn niet. Juist door de herleidbaarheid van keuzes voorkom je dat verderop in het project verrassingen of faalkosten ontstaan. Daarbij is de directie als asset owner beter in control. Je creëert rust in de werkwijze. Ook versnel je na verloop van tijd omdat de specificaties voor assets en de klanteisen voor verschillende projecten aangeleverd kunnen worden. Voor de implementatie van SE geldt dat de kost voor de baat gaat.
TIP: Benadruk dat de investering aan de voorkant zich verderop in het project terugverdient.
Ik vind Relatics een lastig systeem om in te werken.
Niet iedereen in het project hoeft met Relatics te werken, zolang de Relatics-omgeving maar wel goed wordt gevuld. Dat kan bijvoorbeeld ook door afspraken te maken wie binnen je projectgroep met Relatics werkt. En zorg bijvoorbeeld voor een ‘superuser’ die het systeem zeer goed kent. Richt een goed proces in waarbij deze ‘knoppenkennner’ de input bij andere projectleden ophaalt en waarbij zij proactief leveren aan deze persoon.
TIP: Zorg dat de mensen die écht met Relatics aan de slag gaan een knoppencursus krijgen en toegang hebben tot de superuser die ze kan helpen als ze ergens tegenaan lopen. En zorg dus voor die superuser/knoppenkenner die het Relatics-geweten vormt van één of meerdere projecten.