Conceptfase

Het ministerie van Infrastructuur en Milieu geeft opdracht tot het uitwerken van de oplossingsrichting. Vervolgens vindt de project start-up plaats: de opdrachtgever vormt een projectteam dat deze projectfase oppakt.

Het projectteam neemt het dossier uit de vorige fase en het besluit van de minister als basis en start met het verzamelen van gedetailleerdere informatie over de omgeving van het te ontwikkelen systeem. Hiermee kan het team het systeem op een gedetailleerder niveau ontwerpen. Nu komt er zicht op ontwerpvraagstukken die eerder nog niet zo concreet in beeld kwamen. Dit raakt dan bijvoorbeeld de locatie en inrichting van aansluitende wegvakken, de exacte locatie van de brug of de wijze van besturing en bediening. Zo wordt het beoogde gebruik van het systeem met de beschrijving van verschillende gebruiks-, bedienings- en besturingsscenario’s in kaart gebracht. Voor een groot deel van de werkzaamheden schrijft het projectteam een opdracht. Deze geeft het, na afweging van diverse biedingen, aan ingenieursbureau Kans. Daarbij besteedt het team niet alles uit; zo voert dit het omgevingsmanagement zelf uit.

Om aan te tonen hoe het systeem blijft aansluiten op de klantvraag, ontwikkelt de opdrachtgever een V&V-strategie. Deze strategie wordt vastgelegd in het V&V-managementplan. De opdrachtgever zorgt voor goede afstemming van dit plan tussen het eigen projectteam (en de werkzaamheden die daar belegd zijn) en bureau Kans. Na een update van de stakeholderanalyse en het contextdiagram spreekt men opnieuw met de klanten over hun eisen en wensen. Deze klanteisen en -wensen verwerkt men in een nieuwe versie van de KES (of CRS) en legt men nog eens voor aan de klanten. Dit borgt een expliciete en traceerbare instemming.

Ingenieursbureau Kans start met het uitwerken van de oplossingsrichting.
Hierbij wordt een aantal detailniveaus in beeld gebracht, waarbij het ontwerp wordt gedecomponeerd (Zie ook: belanghebbenden betrekken bij ontwerpkeuzes). Het ingenieursbureau zet hierbij verschillende ontwikkelmethodieken in. Dit leidt tot een eerste uitbreiding van het systeemontwerp. Het toepassen van verificatie en validatie zorgt dat de gemaakte keuzes aantoonbaar blijven binnen de oplossingsruimte. Het systeemontwerp wordt uitgewerkt tot het niveau dat nodig is voor het planologische proces en de haalbaarheidstoetsing. In het belang van de integraliteit is een verantwoordelijke aangewezen voor het raakvlakmanagement. Deze persoon onderhoudt intensief contact met de system integrator.

Bij het systeemontwerp vindt, vanwege het publiekrechtelijk traject, onderzoek plaats naar diverse aspecten zoals geluid, lucht en de impact op ecologie. Hiervoor verzamelt het projectteam de benodigde informatie en voert het simulaties uit. De mitigerende maatregelen en harde randvoorwaarden vertaalt het projectteam naar zowel ontwerp als naar eisen. Dit als onderdeel van de systeemspecificatie. Om grip te houden op de diverse iteratieslagen van ontwerp en onderzoek besteedt het projectteam aandacht aan baselines. Tegelijkertijd moeten de eerder benoemde aspecten steeds gedetailleerder worden onderzocht. Dit is ook het geval als deze geen onderwerp zijn voor een OTB (Ontwerp Tracé Besluit), zoals levensduur of onderhoudbaarheid.

Het OTB formaliseert de uitwerking van het systeemontwerp publiekrechtelijk. Tijdens de planuitwerking wordt de inkoopstrategie uitgewerkt tot een inkoopkeuze. De opdrachtgever kiest voor een DBM-contract en een aanbesteding parallel aan de uitwerking van het Tracé Besluit. Daarbij kiest deze voor een contract met een onderhoudsperiode. Dit om te stimuleren dat de opdrachtnemer meedenkt over de levenscycluskosten. De opdrachtgever regelt een deel van de natuurcompensatie buiten dit contract. In deze case is sprake van een DBM-contract, maar SE is toepasbaar bij alle contractvormen.

De spoorlijn doorsnijdt een natuurgebied ten zuiden van Donk. Om goede migratie van fauna te realiseren, is een oplossing nodig waarbij de dieren veilig de spoorlijn kunnen passeren. Door de gekozen oplossing wordt de doorstroom van het kanaal smaller. Dit vraagt om maatregelen voor de waterhuishouding. Het risico dat natuurorganisatie Donks Landschap zich niet kan vinden in de uitdetaillering van de door hen gestelde klanteisen is vrij klein. Vandaar dat de opdrachtgever de oplossing voor het faunagedeelte vrij laat. Voor de waterhuishouding – waarvan waterschap Poel de belanghebbende is – werkt de opdrachtgever echter een gedetailleerde oplossing uit in de systeemspecificatie, zodat dit gebruikt kan worden in het OTB.

Tegelijk met het systeemontwerp wordt ook het aanbestedingsdossier samengesteld. De risico-inschatting legitimeert dat – na vaststelling van het OTB – direct met de aanbestedingsperiode wordt gestart. Dat betekent dat de benodigde informatie beschikbaar wordt gesteld voor de gegadigden, zodat zij hun aanbieding kunnen maken. Tijdens het hele traject is het direct en goed vastleggen van keuzes en afspraken belangrijk.