Input voor het starten met SE-implementatie op organisatieniveau is vaak een advies van een interne of externe partij, een concrete opdracht óf de ambitie van een groep medewerkers die SE breder wil inzetten.
De roadmap 'Implementatie in organisatie' bestaat uit twee lijnen:
Periode vanaf de gedachte tot de keuze om met SE/HEEL of onderdelen daarvan aan de slag te gaan
Presentatie (pitch) in directie/MT
MT-voorstel opstellen voor goedkeuring en officiële start implementatietraject
Bewust besluit om een traject te maken van SE-implementatie, moment markeren (ondertekening intentie of roadmap) bijv. door projecten en beheer
Verzamelen en delen producten/verhalen die inspireren/overtuigen, zoals best practices, om aan de slag te gaan
Betrekken potentiële trekker en trekkersgroep formeren, bewust samen starten met het traject
Gespreksronde door organisatie om behoeften én koppelkansen te verkennen (o.a. langs AM, IM en PM-afdelingen)
Periode waarin wordt voorbereid op het daadwerkelijk toepassen van SE in de organisatie/het project
Opstellen implementatieplan, met huidige en gewenste situatie (inclusief communicatieplan en roadmap)
Helderheid over opdrachtgeverschap in de organisatie, inclusief ‘inspirator’/ leider op strategisch niveau
Opstellen communicatieplan (inclusief te betrekken rollen en te gebruiken kanalen) en eerste communicatie
Uren beschikbaar stellen (projectnr.) voor betrokkenen bij implementatie en voor ondersteuning van projectteams en stakeholders
Houden roadshow door organisatie gericht op informeren, voordelen verschillende afdelingen benoemen en feedback ophalen
Aansluiten op (vergelijkbare) initiatieven, zowel programma’s als het bedrijfsvoerings-/projectmanagementproces/KMS
Het moment vanaf waar partijen daadwerkelijk met SE-/HEEL-producten gaan werken
Feestelijk communicatiemoment/viermoment (blog/vlog/column) door opdrachtgever van het traject
Communicatie over traject volgens communicatieplan gericht op lancering en informeren en betrekken mensen
Bewuste start, met duidelijkheid over inhoud die beschikbaar is en ondersteuning
Verwachtingen naar organisatie/rollen helder beschreven en gedeeld
Diverse niveaus en rollen belang laten uitdragen, verschillende doelgroepen de omgeving laten inspireren.
Projecten kiezen als pilot/vliegwiel
Eerste periode van het gebruik
Regelmatig bijpraten opdrachtgever over voortgang en aangeven behoeften en kansen
Communicatie over traject volgens communicatieplan
Ondersteunen naar behoefte
Evaluatie uitvoeren en leerpunten doorvoeren (korte verbeterloop)
Langere termijn van gebruik
Regelmatig bijpraten opdrachtgever over voortgang en aangeven behoeften en kansen
Communicatie over traject volgens communicatieplan
Blijven ondersteunen; inzetten op blijvende aandacht
Blijvende aandacht voor methode en contact met projecten om wildgroei/ eigen richtingen te voorkomen
Uitwisselen ervaringen projecten
Evaluatie uitvoeren en leerpunten doorvoeren (lange verbeterloop), lessen meegeven aan HEEL
Periode vanaf de gedachte tot de keuze om met SE/HEEL of onderdelen daarvan aan de slag te gaan
Eerste beeld van te volgen processen en inhoudelijke basis die wordt gebruikt
Periode waarin wordt voorbereid op het daadwerkelijk toepassen van SE in de organisatie/het project
Expliciete keuze welke processen en inhoudelijke basis gevolgd gaan worden
Verzamelen en beschikbaar stellen producten, processen, training en eventueel templates Relatics en basisspecificaties
Meenemen personeelsafdeling/HRM voor juiste competenties bij werving nieuwe medewerkers en inrichting opleiding
Meenemen inkoop: opdrachtnemers beschikken over SE-ervaring
Kennis maatwerken naar behoefte eigen organisatie en meegeven aan opdrachtnemers
Het moment vanaf waar partijen daadwerkelijk met SE-/HEEL-producten gaan werken
Expliciet benoemen welke processen gevolgd worden, ontsluiten van aanwezige kennis voor betrokkenen via intranet/Teams e.d.
Voldoende kennisdragers in organisatie en aandacht voor opleiding (o.a. training en workshops HEEL)
Beheerproces uitdenken
Processen opnemen/koppelen aan eigen KMS
Start met processen koppelen aan systemen, aansluiten op systemen van het waterschap (ICT-landschap/architectuur voor borging lange termijn).
Eerste periode van het gebruik
Update- en beheerproces voor inhoudelijk proces opzetten
Check op toepassing methode (beknopt meetinstrument/vragenlijst) en borging in processen (KMS/Projectmanagement e.d.)
Uitwisselen ervaringen projecten
Processen koppelen aan systemen, checken werking in bestaande systemen en update- en verbeterproces inrichten
Langere termijn van gebruik
Update- en beheerproces voor inhoudelijke processen opzetten, agenderen en toepassen, lessen teruggeven aan HEEL
Evalueren: toepassing SE-processen en tooling
Blijvend ophalen mogelijke verbeterpunten (uit projecten) en deze in de organisatie delen, bij voorkeur ook delen met HEEL
Check: voldoende capaciteit voor ondersteuning
Evalueren: zijn HRM en Inkoop voldoende betrokken bij vergroting kennis bij opdrachtnemer en medewerkers
Processen koppelen aan systemen, checken werking in bestaande systemen en update- en verbeterproces volgen