Input voor het starten met SE op projectniveau is vaak een opdracht vanuit de staande organisatie, het HWBP of een IPM-rolhouder (of meerdere IPM-rolhouders) die SE wil(len) toepassen op het project.
De roadmap 'Implementatie op projecten' bestaat uit twee lijnen:
Periode vanaf de gedachte tot de keuze om met SE/HEEL of onderdelen daarvan aan de slag te gaan
Concrete opdracht van opdrachtgever, deze aansluitend vertalen naar consequenties
SE uitwerken in projectcontract en in projectbrief opnemen dat projectteam SE-werkwijze hanteert
Meenemen in PSU: uitleg werkwijze en aanbieden ondersteunende materialen en eventueel andere ondersteuning
Voorbeelden ophalen via radar van HEEL en andere HEELnemers en projecten
Beschrijven SE-activiteiten bij verschillende rollen
Periode waarin wordt voorbereid op het daadwerkelijk toepassen van SE in de organisatie/het project
Aankondigen/herhalen gebruik van SE-processen en verwijzen naar inhoud
Zorg voor voldoende ondersteuning in de projectorganisatie om de mensen voldoende mee te nemen, gun de betrokkenen tijd om te leren
Expliciet beleggen SE-activiteiten bij de diverse projectrollen (IPM) en procespartners en beheerders
Het moment vanaf waar partijen daadwerkelijk met SE-/HEEL-producten gaan werken
Toepassing van SE-processen steeds op de agenda zetten en meenemen in overleggen
Stakeholders meenemen in het proces en benoemen (en herhalen) wat hun belang is
Ophalen aanvullende behoeften in het team (bijv. ondersteuning, training, meer kennis etc.)
Trek in het begin veel samen op bij bijvoorbeeld eisen- of risicosessies om van elkaar te leren en elkaar scherp te houden
Eerste periode van het gebruik
Toepassing SE-processen steeds op de agenda zetten en meenemen in overleggen
Voldoende energie op SE houden, bijvoorbeeld door het monitoren van de toepassing van processen, een regelmatige nieuwsbrief e.d.
Afstemmen met andere projecten rondom gevolgde processen om lessen en leerpunten uit te kunnen wisselen, deze lessen ook terugkoppelen naar HEEL
Langere termijn van gebruik
Toepassing SE-processen op de agenda houden en meenemen in overleggen
Evalueren toepassing en verdere behoeften peilen, knelpunten in beeld brengen en samen oppakken om zaken goed te blijven uitvoeren
Generieke lessen doorvertalen naar andere projecten
Periode vanaf de gedachte tot de keuze om met SE/HEEL of onderdelen daarvan aan de slag te gaan
Aansluiten op/benoemen in projectmanagementplan en hier beschrijven toepassing SE op hoofdlijnen
Inhoudelijke uitleg SE – aanleiding voor SE beschrijven en expliciete keuzes maken over te volgen processen
Keuze over tooling/al dan niet gebruik van Relatics ter ondersteuning
Periode waarin wordt voorbereid op het daadwerkelijk toepassen van SE in de organisatie/het project
Verzamelen en beschikbaar stellen producten, processen, training en eventueel templates Relatics en basisspecificaties van HEEL
IPM-team op cursus (indien mogelijk ook beheerders en samenwerkingspartners op cursus)
Vastleggen verantwoordelijkheden bij toepassing in de praktijk (bijv. in RASCI) op vlak van SE-activiteiten en documentenbeheer
Bij keuze voor Relatics: inrichten Relatics-werkomgeving (incl. basisspecificaties) bij voorkeur vanuit HEEL-templates
Het moment vanaf waar partijen daadwerkelijk met SE-/HEEL-producten gaan werken
Concreet toepassen van de inhoudelijke processen in de praktijk
Ondersteuning op toepassing (door collega’s of specialisten), met focus op kennisoverdacht (samen doen én kunde overdragen naar het team)
Toepassen Relatics
Eerste periode van het gebruik
Evaluatie toepassing van de afgesproken inhoudelijke processen
Checken behoefte in team qua groei in expertise
Evalueren toepassing en teruggeven verbetervoorstellen voor templates aan HEEL
Langere termijn van gebruik
Evaluatie toepassing van de afgesproken inhoudelijk processen en aanscherping werkwijze
Eventueel aanvullende ondersteuning/coaching
Evalueren toepassing en teruggeven verbetervoorstellen voor templates aan HEEL