RWZI Westerkwartier combineert creativiteit markt met kennis Waterschap

“SE levert voor alle IPM-rollen voordelen op”

“SE brengt efficiency in je proces”, vertelt Stefan. “Je kunt eisen op verschillende plekken herbruiken. Heb je één keer goed met elkaar nagedacht en vastgelegd wat belangrijk is rondom bijvoorbeeld veiligheid, duurzaamheid of de procesaanpak? Dan kun je dat er op verschillende momenten weer bij pakken en toepassen. Ook als je het nodig hebt voor bijvoorbeeld de bassins of het bijgebouw. Je voorkomt dat je binnen de organisatie steeds het gesprek hierover opnieuw doet.”

Stefan nam de werkwijze mee vanuit zowel projecten met Rijkswaterstaat als vanuit de private sfeer, omdat de werkwijze hem als contractmanager aansprak. “Bij nieuwe ontwikkelingen heb je een idee of een concept, maar je weet nog niet hoe het er uitgewerkt uit moet zien. Dan wil je dat de markt al op dat hoge abstractieniveau mee kan denken over de uitwerking. Daar is SE erg geschikt voor. We wilden in dit project een functionele uitvraag doen met een marktbenadering op basis van een best value-aanpak. Daarbij wilden we niet voorschrijven welke RWZI gebouwd moest worden, maar de vrijheid aan de markt laten. Zodra ik hoorde dat Noorderwijlvest ook al met Relatics werkte en er collega’s waren die daarbij konden ondersteunen, was één en één drie. We gingen aan de slag met SE en ondersteunende tooling.”

LCC goed mee te nemen in uitvraag

“Zonder SE hadden we minder overzicht gehad. Het zorgt dat je in control bent, en dat is prettig”, meent Stefan. Een mooie bijkomstigheid vond hij daarbij dat SE bij Noorderzijlvest aan Assetmanagement (AM) gekoppeld is. “AM betreft de hele levenscyclus, inclusief het beheer van en inzicht in assets. Door de koppeling aan AM konden we SE makkelijk laten meeschakelen in de lifecycle-gedachte en dat geheel ook tastbaar maken. We hebben LCC dan ook als hoofdonderwerp meegenomen in de uitvraag.”

Terughalen hoe een eis is ontstaan

Een ander voordeel van SE is dat de werkwijze inzicht en helderheid biedt. “In het gunningsproces hebben we nog wel discussie gehad over wat een inschrijver aanbood. Hij vroeg zich af of dat wel daadwerkelijk binnen de eisen paste. Dan is het handig als je terug kunt halen hoe de eis is ontstaan.”

Het vraagt – zeker bij een waterzuivering ‒ wel de nodige aandacht om omwonenden mee te nemen in het abstracte proces van SE. Doordat zaken lang functioneel blijven beschreven, duurt het even voordat omwonenden een helder antwoord krijgen op wat er precies voor gebouw komt. “Dan is het belangrijk om goed aan verwachtingsmanagement te doen, de omwonenden mee te nemen in het proces en ook te laten weten wanneer ze meer helderheid krijgen.”

Vroegtijdig beheer en onderhoud meenemen

Gevraagd wat hij een volgende keer nog als verbetermogelijkheid ziet, noemt Stefan het eerder en steviger meenemen van de beheer- en onderhoudsorganisatie. “In dit project hebben we als IPM-team klanteisen opgehaald bij beheer en onderhoud alsmede strategie en beleid. Maar vervolgens zijn we zelf de zaken gaan beoordelen en vertalen. Het was handiger als we beheer en onderhoud ook hadden meegenomen in het beoordelingsproces. Zodat je de zaken goed verbindt en laat landen in je organisatie.” Stefan denkt dat in die verbinding met beheer en onderhoud een grote kans ligt. “Wanneer je de beheerafdeling meeneemt in het afwegingsproces van eisen, zien ze wat ermee gebeurt en voorkom je dat je allerlei documenten en lijsten heen en weer gaat sturen. Door samen op te trekken werk je intensiever en efficiënter samen.”

Onderhoudsorganisatie die meedraait in het project

Dat intensief samenwerken is volgens hem ook meteen een spanningsveld, want de beheer- en onderhoudsafdeling heeft het druk en de bestaande zaken moeten blijven lopen. “Mijn toekomstbeeld is dat je een beheer- en onderhoudsorganisatie hebt die weet wat er moet gebeuren en mee kan draaien in projecten. Zodat in projecten de juiste afwegingen worden gemaakt op basis van kennis, met als resultaat dat het waterschap weer tientallen jaren verder kan als het project is opgeleverd.” Een goed betrokken beheerorganisatie heeft nog meer voordelen. Want ‘overdracht in één dag’? Het kan volgens Stefan nog beter. “Bij een ander project ging de overdracht zelfs ongemerkt. Omdat we beheer en onderhoud zo actief hadden meegenomen dat het project ineens leek overgedragen.”

SE verenigt oplossingsruimte markt en diepe kennis waterschappers

SE is voor alle IPM-rollen relevant en zeker niet alleen de TM, wat soms nog wel wordt gedacht. “De omgevingsmanager kan zijn of haar invloed goed kwijt, de projectbeheerser helpt bij het beheersen van risico’s op tijd en geld. Zelf heb ik er als contractmanager belang bij dat ik een beheerst contract heb dat goed doorwrocht in elkaar zit. SE zorgt voor een aanpak die maakt dat je alles afgedekt hebt; dat geeft een geruster gevoel. En het mooie van SE is dat het de creativiteit van de markt goed laat combineren met de diepe kennis die waterschappers hebben. Dan kun je de markt oplossingsruimte bieden om tot een optimale oplossing te komen en deze vervolgens toetsen bij de waterschappers met stevige inhoudelijke kennis. Dan benut je het beste van beide werelden, dankzij SE.”