Veessen-Wapenveld geeft de SE impuls aan standaardisatie Waterschap

“Duidelijke communicatielijn tussen project en organisatie”

“Als we geen SE hadden gebruikt? Dan had het project véél meer tijd gekost”, meent Arjan. “Sterker nog, dan waren we nu nog bezig geweest”, vult Robbert aan. Duidelijkheid, structuur en afbakening van de scope. Dat leverde de toepassing van SE het project op. Arjan: “We hadden scherp wat onze opgave was én wat er niet bij hoorde. Daarbij was ook het afstemmen van eisen met de verschillende stakeholders en het bespreken van conflicterende eisen een voordeel.” Robbert: “Doordat we de klantvraag centraal stelden konden we uiteindelijk binnen een dag opleveren. Dat lukte doordat de beheerders gedurende het hele proces betrokken waren. Het systeemdenken leidde bovendien tot een goed contract met een logische opbouw. Dat kwam ook de projectbeheersing ten goede.”

Stakeholders die mét elkaar praten

Bij Veessen-Wapenveld startte men met SE doordat Rijkswaterstaat het projectteam in contact bracht met twee specialisten op dit vlak. Bij de verkenning en planuitwerking was nog geen SE toegepast, waardoor zaken impliciet waren opgeschreven. Dat vroeg flink wat reversed engineering. De specialisten brachten de systemen in kaart en brachten structuur en scope aan. Arjan: “Dat geeft een heldere afbakening van wat wel en niet bij je project hoort.” Vervolgens werden de eisen opgehaald bij de verschillende stakeholders en met elkaar afgestemd.” Stakeholders die mét elkaar praten, in plaats van over elkaar. Dat is meteen een mooi winstpunt van de aanpak. Robbert: “Daardoor ga je nadenken over elkaars belangen, dat is échte integraliteit.”

Ruimte voor optimalisatie

Voor Arjan kwam de aanpak als een geschenk. “Ik hou van structuur en lijstjes; SE geeft invulling aan die structuurbehoefte. Ook zaken als het verificatieoverzicht, inclusief controlewijze, vond ik zeer welkome documenten.” De systeemgedachte van SE levert de organisatie veel op, meent hij. “Het zorgt voor duidelijkheid en afbakening van je project en vergroot de creativiteit en oplossingsruimte. Omdat je duidelijk hebt waar je naartoe werkt, kun je vervolgens ruimte geven aan verbeteringen en optimalisatie.”

Het team koos bij het contract voor UAV-GC, maar de uitwerking was hybride. “Van hoog in de eisen blijven op het ene onderdeel tot boutje-moertjeniveau op het andere”, legt Robbert uit. Overigens heeft hij over contracten nog een toevoeging. “Het is een groot misverstand dat SE alleen bij een UAV-GC-contract bruikbaar is. De contractvorm staat echt los van het gebruik van SE.”

Weerstand overwinnen door expliciet meenemen beheerders

Het invoeren van de werkwijze ging niet vanzelf. Robbert: “In het begin hadden mensen het gevoel dat ze weer wat nieuws moesten. Dat hebben we overwonnen door de beheerders expliciet mee te nemen. We lieten zien op welke manier we eisen verwerkten in het contract en ontwerp. Zodat steeds duidelijk is wat de beheerorganisatie terugkrijgt en hoe ze dat kan controleren. Langzaam maar zeker verdampte de weerstand en werden mensen enthousiast.” Daarbij is het ook belangrijk om mensen de tijd te gunnen om met SE te leren werken. “Klim niet meteen zelf in de auto omdat je denkt dat je direct kunt rijden. Dan gaat het mis. Zorg dat de mensen er echt mee aan de slag kunnen en dat ze de tools hebben. Laat mensen op cursus gaan en laat je adviseren. En zet je een expert in? Zorg dan dat de eigen mensen worden meegenomen en daarvan leren.”

Denken in standaarden scheelt tijd

Het SE-proces van de Hoogwatergeul Veessen-Wapenveld heeft een impuls gegeven aan het denken in standaarden op alle niveaus binnen het waterschap. Arjan: “Je weet dat als je de eisen voor één stuw hebt opgeschreven, je eigenlijk de basis voor alle stuwen op papier hebt staan.” Robbert: “Om een voorbeeld te geven: de Basisspecificatie Dijk hebben we één-op-één overgezet op de Grebbedijk. Natuurlijk moeten we die deels Grebbedijk-specifiek maken. Maar dat kost veel minder tijd dan wanneer we het hele pakket opnieuw hadden moeten maken.”

Invoering vraagt leiderschap

Toch is er ook bij het werken met standaarden wat koudwatervrees. Arjan: “Vandaar dat we goed uitleggen dat onze standaarden voor een flink deel vaststaan, maar ook deels maatwerk zijn. We zitten in een continue verbeterslag. Daarvoor hebben we een team met experts vanuit alle disciplines uit de organisatie die de standaarden actueel houden.” Informatie bijeen plaatsen en vertalen naar eisen scheelt veel tijd. Bovendien ben je als beheerder beter voorbereid. Arjan: “Als een partij vraagt welke eisen we stellen in een project, moesten we daar in het verleden lang over nadenken en documenten uitpluizen. Nu het proces gestructureerd is ingericht, ligt er een eenduidig pakket op de plank.”

SE effectief invoeren vraagt ook om leiderschap in de organisatie, waarbij vrijblijvendheid niet wordt gedoogd. Arjan: “We hebben de Basisspecificatie Dijk als organisatie omarmd. Dan moet je echter wel concreet sturen op gebruik. Als projecten zelf kunnen kiezen of ze het toepassen, dan kun je er nooit in de breedte van de organisatie de vruchten van plukken.”

Heldere communicatie projecten en beheer

Een heldere communicatielijn tussen het project en de staande organisatie is een mooie bijvangst die het waterschap heeft gedaan bij het werken met SE. Vroegtijdig beginnen én vroeg de beheerders meenemen levert tijdswinst op. Arjan: “Maak daarbij wat je afspreekt inzichtelijk en eenvoudig benaderbaar. Zodat iedereen op de hoogte is van wat er is afgesproken. Daar kun je dan steeds naar verwijzen. Als iemand achteraf aangeeft dat hij of zij iets toch graag anders had gewild, kun je uitleggen op basis van welke beslissingen keuzes zijn gemaakt. De opleving en overdracht naar onze beheerders verliep daardoor bijzonder soepel. Snel en expliciet en met de administratie op orde.” Robbert: “Discussie met de aannemer konden we goed voeren. Doordat we onze structuur en administratie op orde hadden, konden we ontwerpkeuzes herleiden naar eisen. Daardoor konden we veel discussies snel afronden. Dat is absoluut een grote meerwaarde van SE: heldere communicatie tussen diverse partijen.”