Waterschap Limburg zet in op één taal in gehele organisatie

“Heldere structuren en standaarden, en van daaruit heldere samenwerking”

Het HWBP-programma is voor Limburg een forse opgave, vertelt Sabine. “We hebben op dit moment achttien projecten lopen in het programma, waarvan er twee in de uitvoering zitten en de rest van verkenning tot planfase. Daarbinnen valt veel te winnen als het gaat om zaken standaardiseren en uniform aanpakken. Zodat de relatie met de beheerder rondom uitvragen steeds makkelijker wordt.” Bart benadrukt dat de inzet op uniformering de hele organisatie betreft. Bart: “Het huidige waterschap ontstond in 2017 uit twee moederwaterschappen, die deels verschillende werkwijzen toepasten. Verdere eenheid in zowel de werkwijze als de eisen ‒ in de eisenbibliotheek die we ontwikkelen ‒ draagt daar enorm aan bij. Het versterkt de werkwijze en professionalisering binnen de projecten én tussen projecten en beheer.”

Energie zetten op samenwerking

De eerste projecten die in Limburg met SE startten, betekenden hard werken om de werkwijze verder te brengen. Een kwestie van volhouden en herhalen, noemt Edwin het. “Het lastige is dat mensen in het begin de opbrengst nog niet zien. Pas verderop in het traject zie je de voordelen en pluk je de vruchten van de tijd die je in het begin investeert. Dat moet je samen ervaren. Het vraagt om een helder verhaal en veel energie zetten op de samenwerking.” Daarbij zien de waterschappers dat SE meer biedt dan alleen een helder klanteisenproces. Heldere structuren en standaarden, en van daaruit heldere samenwerking, vat Edwin samen. “Het draagt bij aan effectieve projectbeheersing. De work breakdown structure (WBS) geeft structuur aan de planning en werkpakketten, en de afspraken die je neerlegt bij een ingenieursbureau. Hoe je zaken afweegt, hoe je een beschikkingsaanvraag inricht ‒ het zijn allemaal zaken waar SE bij ondersteunt.”

Eenheid van taal

Sabine vindt het toegroeien naar eenheid van taal tussen beheerder en programma binnen het waterschap een groot voordeel. “Nu hebben we nog regelmatig discussies rondom de beschikkingsaanvragen. We worden ermee geconfronteerd dat we het als Limburg niet altijd op dezelfde manier doen. Als we daar met elkaar meer uniform in opereren, helpt dat in het gesprek. Dat geldt dan zowel voor de dialoog binnen het waterschap als met de alliantie. Het helpt als de andere kant van de tafel ziet dat we projecten op een bepaalde en vergelijkbare manier aanpakken.” Bijkomend voordeel van een stevige basis in de werkwijze is dat de inhuur binnen het waterschap meer eenduidig werkt. “Zodat ook zij vanuit de standaarden van het waterschap werken, zowel qua processen als eisensets.”

Raakvlak met omgevingswet en participatiedenken

Inmiddels is SE dus geen vreemde term meer. Edwin: “We maken de werkwijze niet onnodig ingewikkeld en gebruiken de toolbox van HEEL.” Bart: “Daarbij raakt het heel diverse onderdelen van het werk. Zo is het mooi om te zien hoe het klanteisenproces grote raakvlakken heeft met de wereld van omgevingswet en participatiedenken. Een goed klanteisenproces kan het complexe omgevingsproces goed faciliteren.” Een ander mooi voorbeeld uit de praktijk noemt hij de centrale eisenbibliotheek waar onder andere de Lob van Gennep gebruik van maakt. “Als we die bieb goed op orde hebben, kunnen we dit ook bij andere dijktrajecten toepassen. Dat kan veel ruis in de organisatie wegnemen en efficiëntie toevoegen. Natuurlijk moet je bij hergebruik wel kritisch blijven; past het wiel ook echt, of moet wellicht de bandenspanning aangepast? Die mogelijkheid tot maatwerk moet er ook zijn.”

Gesprekken over de feiten

Uniformiteit en efficiëntie noemt Bart de belangrijkste opbrengsten van SE. “We hoeven eisen en data straks niet steeds opnieuw te verzamelen; deze zijn centraal ontsloten en beschikbaar. Daardoor kunnen mensen makkelijker met elkaar in gesprek komen doordat ze dezelfde taal spreken, of ze nu van areaalbeheer zijn, van een project of van een programma.” Sabine benadrukt zowel de efficiëntie als het feit dat de aanpak leidt tot fijner samenwerken. “Het helpt als je zaken aan de voorkant goed hebt ingericht en uitgedacht. Onduidelijke kaders leiden vaak tot onnodige frustratie. Als de basis geregeld is, is er tijd voor maatwerk, zaken uitkristalliseren, zowel inhoudelijk als op het proces. Als de zaken op orde zijn, ontstaat tijd voor het echte gesprek.”

Risico’s uitlichten en daarop toetsen

Naast de hoofdopbrengst signaleren de waterschappers ook bijvangst van de werkwijze. Bijvoorbeeld op het vlak van kwaliteitsmanagement. Edwin: “Wanneer we uniformer werken, kunnen we steeds gerichter in beeld brengen hoe we ervoor staan en de risico’s uitlichten en daarop toetsen.” Bart hoopt dat de inzet op het spreken van dezelfde taal er bovendien toe leidt dat mensen zich makkelijker door de organisatie bewegen. “Zodat mensen uit areaalbeheer in projecten aan de slag kunnen en projectenmensen in beheer mee gaan lopen. Die verwevenheid zorgt voor meer onderling begrip.”

Durven loslaten voor het grotere geheel

Een volgende stap van het waterschap is meer vorm te geven aan de SE-ontwikkeling, wat zich nu nog in de kwartiermakersfase bevindt. Daarbij kan de opzet als kapstok dienen voor diverse ontwikkelingen waar Limburg al in investeerde, waaronder het beschrijven van de processen, beheer en overdracht in één dag en data to go. Bart: “Deze ontwikkelingen gericht op standaardisatie en eenheid van werken kunnen we nu onder één paraplu samenbrengen. Daarvoor is het essentieel deze zaken uit te werken met betrokkenheid van verschillende organisatieonderdelen.” Sabine: “We willen als organisatie bewust volgende stappen zetten om deze zaken planmatig met elkaar te verbinden.” Bart: “De spanning zit erin dat je de ontwikkelingen bij elkaar brengt, en dat betekent geven en nemen. Een beetje van je eigen ontwikkeling durven loslaten omwille van het grotere geheel.”

Zien dat alles met alles samenhangt

Bart zet vanuit zijn rol als directeur vooral in op het verbinden van de verschillende onderdelen met elkaar. Oftewel: de juiste mensen bij elkaar brengen, het gesprek faciliteren en de gedeelde urgentie leidend laten zijn. “Als organisatie is het van belang dat we met elkaar standaarden afspreken, de urgentie benoemen en herhalen.” Hij meent overigens dat die urgentie om te verbinden van nature al komt. “Als je ziet wat we allemaal in huis hebben om te beheren én wat we nog willen ontwikkelen. Tel daarbij op dat alles met elkaar samenhangt. Dan helpt het enorm als je dezelfde taal spreekt.”